Mission régulation et écoute téléphonique : techniques et bonnes pratiques pour un accueil réussi

Formation "FACS Occitanie"

Objectifs

Description

Cette formation apporte aux salariés des DAC les compétences essentielles pour assurer une prise en charge efficace des appels reçus.
Elle met l’accent sur l’accueil téléphonique, la structuration des échanges et l’adoption des bonnes pratiques de communication pour garantir une interaction fluide et professionnelle.

Grâce à une formation-action avec des ateliers mettant en pratique des techniques d’écoute active, de questionnement et de reformulation, les participants apprendront à comprendre et anticiper les besoins des appelants tout en maintenant une posture neutre.

La formation aborde également la gestion des priorités, la régulation des demandes et l’optimisation du temps d’échange pour offrir une réponse adaptée sans rallongement inutile.

Face aux situations sensibles, elle permet de développer une communication assertive et rassurante, en appliquant les protocoles adaptés aux contextes d’urgence.

La première session de cette formation peut bénéficier d’une prise en charge spécifique sans avance de frais : contactez-nous.

Objectifs pédagogiques

  • Maîtriser les fondamentaux d’un accueil téléphonique de qualité
  • Garantir la confidentialité et le respect du secret professionnel dans le traitement des appels.
  • Adapter son approche en fonction des interlocuteurs internes (professionnels) et externes (usagers) et compréhension des différents niveaux d'attente.
Contenu

Séquences

Les techniques d’écoute active et bonnes pratiques en communication téléphonique
  • Assurer un accueil téléphonique efficace
  • Maîtriser les étapes clés d’un entretien téléphonique structuré
  • Adopter les bonnes pratiques de communication : Choix du langage approprié et gestion des silences.
  • Éviter les erreurs courantes : Le jugement et l’interprétation personnelle pour garantir un accueil professionnel et neutre
  • Adopter une attitude facilitante
Fondamentaux de la régulation téléphonique
  • Identifier et prioriser les demandes pour une prise en charge adaptée
  • Orienter les appelants efficacement
  • Appliquer des techniques de gestion du temps pour garantir des réponses sans rallonger inutilement les échanges
Gestion des situations sensibles
  • Identifier et répondre aux besoins des appelants
  • Appliquer les protocoles adaptés aux situations de crise pour garantir un accueil sécurisé et professionnel
  • Adopter une posture assertive : gérer les interactions avec confiance et bienveillance pour apaiser les tensions
Valoriser sa communication professionnelle
  • Utiliser un argumentaire avec des messages clairs et précis tout en adaptant la réponse aux besoins de l’appelant
  • Adapter sa communication : La voix : un instrument à maîtriser (ton, débit, articulation...)
  • Assurer la traçabilité des échanges : Enregistrer et structurer les informations pour un suivi rigoureux et fiable.
  • Gérer les relances et suivis d’appels

Ressources techniques et pédagogiques

  • Apports théoriques
  • Travaux en petits groupes
  • Documentation pédagogique papier ou numérique à échéance
  • Cas concrets
  • Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Evaluation pré et post formation
  • Emargements et suivi des absences
  • Exercices individuels et collectifs
  • Participants

    Équipe pédagogique

    Consultant-formateur expert en gestion de conflits, communication orale et fonctions d’accueil

    Capacité d'accueil

    Entre 6 et 8 participants

    Pré-requis

    • Aucun

    Description

    Cette formation apporte aux salariés des DAC les compétences essentielles pour assurer une prise en charge efficace des appels reçus.
    Elle met l’accent sur l’accueil téléphonique, la structuration des échanges et l’adoption des bonnes pratiques de communication pour garantir une interaction fluide et professionnelle.

    Grâce à une formation-action avec des ateliers mettant en pratique des techniques d’écoute active, de questionnement et de reformulation, les participants apprendront à comprendre et anticiper les besoins des appelants tout en maintenant une posture neutre.

    La formation aborde également la gestion des priorités, la régulation des demandes et l’optimisation du temps d’échange pour offrir une réponse adaptée sans rallongement inutile.

    Face aux situations sensibles, elle permet de développer une communication assertive et rassurante, en appliquant les protocoles adaptés aux contextes d’urgence.

    La première session de cette formation peut bénéficier d’une prise en charge spécifique sans avance de frais : contactez-nous.

    Objectifs pédagogiques

    • Maîtriser les fondamentaux d’un accueil téléphonique de qualité
    • Garantir la confidentialité et le respect du secret professionnel dans le traitement des appels.
    • Adapter son approche en fonction des interlocuteurs internes (professionnels) et externes (usagers) et compréhension des différents niveaux d'attente.

    Séquences

    Les techniques d’écoute active et bonnes pratiques en communication téléphonique
    • Assurer un accueil téléphonique efficace
    • Maîtriser les étapes clés d’un entretien téléphonique structuré
    • Adopter les bonnes pratiques de communication : Choix du langage approprié et gestion des silences.
    • Éviter les erreurs courantes : Le jugement et l’interprétation personnelle pour garantir un accueil professionnel et neutre
    • Adopter une attitude facilitante
    Fondamentaux de la régulation téléphonique
    • Identifier et prioriser les demandes pour une prise en charge adaptée
    • Orienter les appelants efficacement
    • Appliquer des techniques de gestion du temps pour garantir des réponses sans rallonger inutilement les échanges
    Gestion des situations sensibles
    • Identifier et répondre aux besoins des appelants
    • Appliquer les protocoles adaptés aux situations de crise pour garantir un accueil sécurisé et professionnel
    • Adopter une posture assertive : gérer les interactions avec confiance et bienveillance pour apaiser les tensions
    Valoriser sa communication professionnelle
    • Utiliser un argumentaire avec des messages clairs et précis tout en adaptant la réponse aux besoins de l’appelant
    • Adapter sa communication : La voix : un instrument à maîtriser (ton, débit, articulation...)
    • Assurer la traçabilité des échanges : Enregistrer et structurer les informations pour un suivi rigoureux et fiable.
    • Gérer les relances et suivis d’appels

    Ressources techniques et pédagogiques

  • Apports théoriques
  • Travaux en petits groupes
  • Documentation pédagogique papier ou numérique à échéance
  • Cas concrets
  • Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Evaluation pré et post formation
  • Emargements et suivi des absences
  • Exercices individuels et collectifs
  • Équipe pédagogique

    Consultant-formateur expert en gestion de conflits, communication orale et fonctions d’accueil

    Capacité d'accueil

    Entre 6 et 8 participants

    Pré-requis

    • Aucun

    Accessible

    Satisfaction:
    86% (2 avis)
    Tarif: 460 € TTC
    Durée: 14 heures 2 jour(s)
    Publics:
    • Salariés de DAC assurant la mission d'accueil et de régulation

    Prochaine session

    Date à venir

    SE PRE-InscRIRE